Prozessdigitalisierung für Handwerk und kleine Industriebetriebe
Bestellungen auf Papier, Informationen in mehreren Tabellen und Rückfragen per E-Mail: Solche Abläufe funktionieren oft lange, werden mit mehr Beteiligten aber unübersichtlich. Wir unterstützen Sie dabei, wiederkehrende Arbeitsschritte zu ordnen und sinnvoll digital abzubilden.
Ablauf gemeinsam prüfenErst den Ablauf verstehen, dann die Lösung wählen
Am Anfang steht die konkrete Aufgabe: Wer liefert Informationen, wer bearbeitet sie und wann ist ein Vorgang abgeschlossen? Wir betrachten Übergaben, Zuständigkeiten und vorhandene Werkzeuge. Erst danach entscheiden wir, ob eine Anpassung, eine Automatisierung oder eine eigene Anwendung sinnvoll ist.
Typische Ansatzpunkte im Betrieb
Materialbedarf und Bestellungen bündeln
Bedarfe zentral sammeln, Artikel und Lieferanten zuordnen und Bearbeitungsschritte klar verteilen. So entsteht ein gemeinsamer Ablauf zwischen Produktion und Büro.
Eingänge gemeinsam bearbeiten
Informationen aus vereinbarten Quellen in einem Arbeitskorb zusammenführen und den Bearbeitungsstand sichtbar machen. Zugriffe werden passend zu den Aufgaben der Beteiligten festgelegt.
Wiederkehrende Übergaben vereinfachen
Prüfen, welche Daten regelmäßig übertragen werden und welche Schritte nach eindeutigen Regeln ablaufen. Geeignete Verbindungen hängen von den vorhandenen Systemen und ihren Schnittstellen ab.
Automatisierung dort einsetzen, wo Regeln klar sind
Nicht jeder Arbeitsschritt sollte automatisch erfolgen. Wiederkehrende Aufgaben mit klaren Bedingungen eignen sich eher als Vorgänge, die fachliche Entscheidungen erfordern. Ausnahmen, Fehlerfälle und Verantwortlichkeiten gehören deshalb zur Planung.
Vom einzelnen Ablauf zur nutzbaren Lösung
- 01Ist-Ablauf aufnehmen und das konkrete Problem eingrenzen.
- 02Soll-Ablauf mit Zuständigkeiten und benötigten Informationen festlegen.
- 03Einen abgegrenzten Anwendungsfall umsetzen und mit den Beteiligten prüfen.
- 04Nutzung und Betreuung klären; weitere Schritte anhand der Erfahrungen entscheiden.
Beispiele aus der Umsetzung
In der Oberflächentechnik ersetzt ein digitales Bestellwesen die handschriftliche Liste. Ein Rechnungsassistent verbindet E-Mail- und PayPal-Synchronisierung mit einem gemeinsamen Arbeitskorb.
Wenn eine eigene Anwendung erforderlich ist
Benötigt der Ablauf besondere Funktionen, Datenstrukturen oder Benutzerrollen, kann individuelle Software die passende Umsetzung sein.
Häufige Fragen
Müssen wir alle bestehenden Systeme ersetzen?
Das ist nicht der Ausgangspunkt. Zuerst prüfen wir, was vorhanden ist und welche Aufgabe verbessert werden soll. Ob bestehende Systeme weitergenutzt oder angebunden werden können, hängt von deren Möglichkeiten ab.
Kann man mit einem einzelnen Prozess beginnen?
Ja. Ein klar abgegrenzter Ablauf erleichtert die Abstimmung und macht die Umsetzung überschaubar. Danach lässt sich auf Grundlage der Nutzung über weitere Schritte entscheiden.
Wie wird eine Verbesserung bewertet?
Wir legen vorher fest, woran sie erkennbar sein soll, etwa an weniger Mehrfacherfassung oder einem nachvollziehbaren Bearbeitungsstand. Belastbare Zeit- oder Kostenaussagen benötigen einen Vergleich mit dem bisherigen Ablauf.
Welcher Ablauf kostet Sie regelmäßig unnötige Arbeit?
Beschreiben Sie einen konkreten Vorgang und die beteiligten Stellen. Daraus lässt sich der nächste sinnvolle Schritt ableiten.
Ablauf gemeinsam prüfen